Après avoir pris la décision difficile d’annuler votre événement, le temps passe et vous souhaitez désormais protéger votre organisation des aléas extérieurs (météo, urgence sanitaire, mouvement social) pouvant vous empêchez de regrouper des personnes. Il est désormais primordial pour vous de pouvoir décliner vos événements physiques en événements virtuels.

De nos jours, nous avons la chance d’avoir une pléthore d’outils et de technologies pour faciliter les rassemblements virtuels, de Google Hangouts à Zoom en passant par les salons virtuels et la diffusion en direct sur les réseaux sociaux. Mais avant de pouvoir décider de l’outil à utiliser, il est primordial de définir un plan solide pour faire passer votre événement du réel au virtuel.

Dans cet article, nous vous aiderons à réfléchir aux grandes questions auxquelles vous devrez répondre lorsque vous reconfigurerez votre événement pour un public en ligne.

Quelle est la valeur essentielle que votre événement apporte à son public?

Il s’agit d’une question primordiale, alors décomposons-la. Il est utile de réfléchir à la façon dont vous définissez votre événement. Fait-il partie de l’une de ces catégories?

• Divertissement
• Salon
• Communautaire
• Biens physiques
• Formation
• Workshop

Par exemple, si vous organisez des événements communautaires, votre valeur pourrait être de rassembler des personnes autour d’une cause ou d’un intérêt commun. Si votre entreprise vend des biens physiques, votre valeur sera de fournir aux personnes un article particulier dont ils ont besoin ou veulent.

Votre organisation peut se définir en plusieurs ou différentes catégories en fonction des moments. Ne vous inquiétez donc pas de trop restreindre vos critères lorsque vous définissez votre valeur. Utilisez-le simplement comme une mise en évidence d’un point essentiel pour souligner les avantages que vous offrez à votre public. Que vous organisiez un événement en personne ou sur Internet, votre valeur reste votre étoile du nord. C’est ce que vous voulez que les gens retiennent de l’expérience, peu importe d’où ils assistent à votre événement.

Comment votre valeur se traduit-elle virtuellement ?

Il n’y a pas de solution unique pour l’hébergement d’événements virtuels, c’est donc là que nous commençons à entrer dans le vif du sujet afin de savoir à quoi pourrait ressembler votre propre événement après l’avoir mis en ligne. Lorsque vous évaluez vos options, gardez votre valeur au premier plan. Utilisez cette valeur pour guider vos décisions sur la façon d’exécuter votre événement virtuel.

Voici quelques exemples spécifiques pour vous aider à passer à l’action:

• Divertissement:
  Un groupe prévoyait de se produire dans une salle de spectacle, mais l’événement a été annulé. Devant le soutient indéfectible des participants, Il décide de diffuser son concert en live privé sur Instagram. Les membres du public bénéficient toujours du privilège d’assister à une performance en direct ainsi que celle de se connecter avec d’autres fans via la fonction de chat en direct d’Instagram.
• Salon: 
  L’organisateur du salon international de l’environnement offre un accès virtuel à tous les participants qui souhaitent limiter leur empreinte carbone en assistant à l’événement depuis leurs domiciles. L’organisateur crée ainsi son salon virtuel avec la technologie EVA, qui lui permet d’assurer les valeurs promises aux exposants, c’est à dire:  présenter leurs offres, générer des leads qualifiés et interagir avec leurs cibles.
• Formation:
  Un cours d’espagnol pour étudiants doit se tenir chaque semaine dans une école de commerce internationale. L’instructeur propose son cours en ligne à l’aide de conférences en direct ou enregistrées, dispensées via une application de webinaire. Il crée également une chaîne Slack où les étudiants peuvent discuter des devoirs de la semaine et poser leurs questions. Cette expérience lui a permis de démontrer sa capacité à enseigner une nouvelle compétence dans un environnement collaboratif.
• Communautaire: 
  Un groupe de parents se réunit généralement dans un café local tous les lundis. Depuis la fermeture du café, le groupe organise une réunion hebdomadaire privée via Zoom et l’organisateur prépare des questions brises glaces pour lancer la conversation.
• Biens physiques: 
  Une boutique de décoration d’intérieur locale décide de fermer ses portes. Les propriétaires souhaitent organiser une vente flash via leur boutique en ligne et Instagram, où les acheteurs peuvent acquérir les produits selon le principe du premier arrivé, premier servi. Les acheteurs obtiennent toujours l’expérience d’achat locale qu’ils souhaitaient, mais cette fois-ci en ligne.
• Workshop: 
  Une banque locale a prévu d’héberger un atelier fiscal en présentiel, où les participants apprendraient comment remplir leurs formulaires de déclaration de revenus. Les organisateurs décident de passer à un format de webinaire, à l’aide d’une présentation préenregistrée, puis de s’ouvrir aux questions du public à la fin. Ils tiennent leur promesse de fournir des informations précieuses et de répondre aux questions spécifiques des participants.

De quels outils avez-vous besoin?

Il existe des tonnes d’applications et d’outils pour la configuration des appels vidéo, des webinaires, la création de salons virtuels et de la collaboration à distance. Nous vous partagerons prochainement des ressources sur le blog Silad, pour avoir un aperçu complet des options disponibles.

Si vos besoins sont assez simples, vous pouvez probablement vous en tirer avec un outil gratuit comme Google Hangouts, Facetime ou la diffusion en direct sur les plateformes de médias sociaux telles que Facebook et Instagram. Si vous organisez de nombreux événements et que vous avez besoin de fonctionnalités supplémentaires, recherchez des outils payants comme GoToMeeting / GoToWebinar, En Personne Virtual, Mon Salon Virtuel ou Adobe Connect.

Une conception plus longue mais prête pour la transition.

Nous avons la chance de vivre à une époque où il est plus facile que jamais de se connecter via nos écrans, mais passer à un événement virtuel est néanmoins un défi. Certains facteurs extérieurs, comme le COVID-19 aujourd’hui, nous obligent à repenser complètement les événements que nous avions pour habitude de tenir en face à face. Nous devons l’accepter sans oublier d’être patient avec nous-même en faisant de notre mieux pour se tenir prêt à réagir en cas d’imprévus.

En attendant, l’équipe Silad vous soutient. N’hésitez pas à nous contacter si nous pouvons vous aider, ou si vous souhaitez en savoir plus sur notre solution de billetterie en ligne, de gestion des inscriptions et de sponsoring.